Cara Menciptakan Mail Merge Di Ms Word (Step-By-Step)

Mail merge mempermudah kita dalam pembuatan surat dengan jumlah akseptor atau tujuan yang banyak. Penggunaan daftar seruan di mail merge mempermudah dan mempercepat kita dalam memperbaharui surat tanpa harus membaca suratnya satu persatu. Berikut ini merupakan proses pembuatan mail merge dan untuk memperjelasnya saya sertakan juga dengan gambar setiap langkah.

1. Untuk pembuatan mail merge pertama-tama kita buka dan mempersiapkan surat yang akan kita kirim. Bentuk surat tersebut ibarat surat yang biasa kita gunakan. Misalkan kita akan membuatnya dengan memakai bentuk alamat surat yang telah kita buat sebelumnya.
2. Kemudian klik ribbon Mailings
3. Lalu klik tombol Start Mail Merge
4. pilih item Step by Step Mail Merge Wizard



5. Selanjutnya pada bab kanan akan muncul panel Mail Merge
6. Pilih opsi Letter, alasannya yaitu kita akan mengirim surat.
7. Lalu klik Next: Starting Document



8. Selanjutnya pilih Use Current Document, alasannya yaitu kita sudah membuka dokumen / surat yang akan kita buat mail merge nya.
9. Lalu klik Next: Select Recepients



10. Pilih item Type a New List untuk menciptakan daftar gres para seruan atau akseptor / tujuan surat
11. Lalu klik Create



12. Pada obrolan New Address List ketikkan data para akseptor seruan / tujuan surat.
    • Tekan tombol keyboard TAB untuk berpindah antar kolom
    • Klik tombol New Entry untuk memasukkan data akseptor seruan yang baru
    • Klik Delete Entry untuk menghapus sebuah data akseptor undangan
    • Gunakan tombol Customize Columns untuk mengatur kolom yang akan ditampilkan
13. Setelah final memasukkan data akseptor seruan klik tombol OK



14. Anda selanjutnya akan diminta untuk menyimpan daftar akseptor seruan tadi
15. Simpan data daftar akseptor undangan/tujuan surat tersebut, sebaiknya di folder daerah anda biasa menyimpan dokumen



16. Bila ada item / daftar seruan yang tidak ingin anda undang, hilangkan tanda checklist yang berkenaan
17. Selanjutnya klik tombol OK



18. Langkah selanjutnya memasukkan field data ke dalam dokumen surat kita
    • Bila masih ada ketikan nama perusahaan blok teks tersebut atau Letakkan kursor di daerah Kepada Yth
    • Klik ribbon mailings
    • Klik tombol Insert Merge Field
    • Pilih item Company Name



19. Letakkan kursor di baris dibawahnya,
20. Lakukan kembali untuk menyisipkan field Address Line1 dan field City



21. Bila tidak ada komplemen daftar seruan lagi, selanjutnya klik Next: Preview your Letter



22. Klik tombol << dan >> untuk berpindah antar record dan melihat preview tampilan data yang ada di dalam daftar undangan.
23. Klik tombol Exclude this recipient jika ada record data yang sedang ditampilkan berisikan nama/perusahaan yang tidak diundang
24. Selanjutnya klik Next : Complete the merge



25. Menyelesaikan proses mail merge:
    • Klik tombol Print untuk mencetak dokumen mail merge pribadi ke printer, atau
    • Klik tombol Edit Individual Letters untuk menciptakan sebuah file dokumen berisikan surat dengan nama akseptor yang ada di daftar seruan / tujuan surat



26. Bila anda menentukan Edit individual letter maka anda akan diminta mengisikan record data (data rekaman) mana yang akan dicetak.
    • Pilih All untuk mencetak semua record
    • Pilih Current Record untuk mencetak data yang sedang ditampilkan
    • Atau pilih From … To … yang diisi dengan nomor record yang akan dicetak
    • Lalu klik tombol OK
27. Anda akan dibuatkan dokumen surat dengan akseptor seruan sesuai pilihan anda



28. Bila anda menentukan Print maka anda akan diminta mengisikan record data (data rekaman) mana yang akan dicetak.
    • Pilih All untuk mencetak semua record
    • Pilih Current Record untuk mencetak data yang sedang ditampilkan
    • Atau pilih From … To … yang diisi dengan nomor record yang akan dicetak
    • Lalu klik tombol OK



29. Selanjutnya anda akan dimunculkan pilihan print pilih All untuk mencetak semua dokumen
30. Lalu klik tombol OK

Tips Cara Membuat Mail Merge (Step-by-step)

Proses pembuatan mail merge termasuk yang cukup rumit. tetapi dengan mencoba, berlatih dan berusaha anda akan sanggup membuatnya sendiri tanpa perlu melihat panduan lagi.

Share this post